Denne håndbog beskriver samtlige faser i akkrediteringsprocessen på apoteket. Hold dig jævnligt ajour med håndbogen, da det er her, IKAS løbende opdaterer og skriver om de ting, du bør vide om processen. Bemærk, at der til nogle af afsnittene i håndbogen henvises til materialer, som ligger under "Supplerende materiale".
Akkrediteringsstandarder
Akkrediteringsstandarderne med tilhørende bilag er tilgængelige på IKAS’ hjemmeside, og kan desuden købes i bogform.
Det indledende afsnit til akkrediteringsstandarderne indeholder vigtig information i forhold til forståelse af standarderne. Det forudsættes derfor, at dette læses godt igennem af ledelse og de kvalitetsansvarlige.
Ændringer i akkrediteringsstandarderne kan ske løbende på baggrund af ændringer i eksisterende lovgivning. Det er altid den gældende version af akkrediteringsstandarder, der foreligger på ikas.dk.
Ikke relevante standarder
Den kvalitetsansvarlige på apoteket bør vurdere, om der er standarder og eller indikatorer, der anses for ikke relevante på apoteket.
Overordnede standarder
De tre første standarder har sammenhæng med de øvrige standarder og danner grundlag for apotekets arbejde med kvalitet:
Dette afsnit handler om den forberedelse, som dels foregår på apoteket og dels i samarbejde med IKAS.
Baggrundsinformation
”Baggrundsinformation om apoteket” er et skema, som skal udfyldes og sendes til IKAS forud for et planlægningsmøde. Skabelon til ”Baggrundsinformation om Apoteket” ligger på IKAS´s hjemmeside under ”Supplerende materiale”. Hvis der sker ændringer efter, at apoteket har indsendt skemaet, meddeles dette til IKAS senest 4 uger før eksternt survey.
Ændringer kan fx være:
Vurdering af krav i DDKM
Vurdering af apotekets opfyldelse af kravene i DDKM foretages på indikatorniveau og sker via nedenstående firepunktsskala:
Nævnsbehandling
Senest syv arbejdsdage efter besøget modtager apoteket via e-mail en rapport indeholdende surveyteamets vurderinger og begrundelser for vurderinger af indikatorerne i akkrediteringsstandarderne. Apoteket har mulighed for at komme med indsigelser vedrørende faktuelle fejl/misforståelser i rapporten. Dette skal ske inden for fem arbejdsdage fra modtagelsen af rapporten.
Rapporten er herefter genstand for første behandling i Akkrediteringsnævnet, og akkrediteringsstatus meldes tilbage til apoteket via e-mail ca. otte uger efter surveyet.
Såfremt surveyteamet kun har fundet få ubetydelige (eller ingen) mangler i opfyldelsen af kravene i standarderne under surveyet, bliver apoteket direkte akkrediteret og får sin endelige status og får tilsendt akkrediteringscertifikat.
Har surveyteamet fundet flere mangler i opfyldelsen af kravene, får apoteket tilbud om opfølgning og vil blive kontaktet af IKAS herom. Afhængig af typen og/eller omfanget af manglerne sker opfølgning efter 1, 3 eller 6 måneder, og kan bestå af fremsendelse af materiale, telefon/videointerview eller et nyt besøg på apoteket. Ved opfølgningen vurderes udelukkende på de indikatorer, der blev vurderet i nogen grad opfyldt eller ikke opfyldt under det ordinære survey.
I opfølgningsperioden får apoteket status som enten midlertidigt akkrediteret eller akkreditering pågår.
Midlertidig akkreditering betyder, at apoteket har opnået det niveau, der kræves for at blive akkrediteret med bemærkninger, men at apoteket får en mulighed for at opnå en bedre status.
Akkreditering pågår, betyder, at apoteket ikke kan akkrediteres på det foreliggende grundlag, men får en mulighed for en ny vurdering.
De apoteker, der ønsker opfølgning, vil efter opfølgningen få en ny surveyrapport. Denne surveyrapport vil blive genstand for en anden og sidste behandling i Akkrediteringsnævnet, og herefter vil apoteket få sin endelige akkrediteringsstatus. Når der er opnået akkreditering, dvs. status som ”akkrediteret” eller ”akkrediteret med bemærkninger”, modtager organisationen et certifikat med akkrediteringsstatus og surveyrapport. Akkrediteringsstatus offentliggøres på IKAS.dk.
Undtagelsesvist kan Akkrediteringsnævnet umiddelbart (efter første behandling i Akkrediteringsnævnet) tildele apoteket status som ”Ikke akkrediteret”, hvis det vurderes, at apoteket ikke kan opfylde standarderne i tilstrækkelig grad inden for tidsfristen for opfølgning.
Kriterierne for tildeling af akkrediteringsstatus fremgår af "Vurderingsprincipper i DDKM af 2019 for apoteker”, som findes på IKAS´s hjemmeside.
Læs om Akkrediteringsnævnet ”her”.
Opfølgning sker altid på den enkleste måde.
Opfølgning i form af fremsendelse af materiale betyder, at apoteket fremsender dokumentation for, at manglerne, der blev observeret ved det ordinære survey, er blevet udbedret. IKAS kan vejlede om, hvilken form for dokumentation, der efterspørges.
Opfølgning kan også have form af et telefonmøde eller videomøde i de tilfælde, hvor manglerne er af en sådan karakter, at de kun kan afdækkes via interview med relevante medarbejdere.
Opfølgning i form af et fysisk besøg på apoteket vil som udgangspunkt vare et par timer. Et sådant besøg gennemføres efter samme principper, som ved et eksternt survey, vha. dokumentgennemgang og interview alt efter, hvad manglerne er.
Sker det undtagelsesvist, at surveyteamet under besøget bliver opmærksomme på forhold, som vedrører andre indikatorer end dem, der er til opfølgning, skal surveyteamet kun lade disse indgå i deres vurdering, hvis forholdene er af en sådan karakter, at de jf. principperne om tildeling af akkrediteringsstatus kan være grundlag for en tildeling af status som ”Ikke akkrediteret”. Der skal altså være tale om særdeles graverende mangler, som det ikke er forsvarligt at se bort fra.
Efter opfølgningen modtager apoteket igen en rapport. Der er mulighed for at gøre indsigelse mod faktuelle fejl efter opfølgningen på samme måde som efter det ordinære eksterne survey.
Når opfølgningsaktiviteterne er gennemført, behandles sagen igen af Akkrediteringsnævnet (2. behandling), og apoteket tildeles endelig status.
Gyldighedsperioden for en akkreditering regnes fra det eksterne survey´s sidste dag og 3 år og 8 uger frem.
Offentliggørelse af akkrediteringsstatus sker på IKAS hjemmeside under Akkrediteringsnævnets afgørelser for apoteker.
Hver gang Akkrediteringsnævnet har truffet en afgørelse, offentliggøres denne og den rapport, der ligger til grund for afgørelsen.
Efter 1. behandling offentliggøres rapporten og den tildelte akkrediteringsstatus.
Efter 2. behandling offentliggøres en opdateret rapport. Rapporten indeholder en vurdering af alle indikatorer; vurderingen af de indikatorer, som der har været opfølgning på, er opdateret med resultatet af opfølgningen. Der er udarbejdet en ny sammenfattende konklusion af apoteket. Endvidere offentliggøres den tildelte akkrediteringsstatus.
Midtvejsbesøget ligger 1½ år efter ekstern survey +/- 6 måneder.
IKAS kontakter apoteket, for at få aftalt en dato for gennemførelse af midtvejsbesøget.
Midtvejsbesøget er obligatorisk og skal medvirke til, at det enkelte apotek bevarer fokus på kontinuerlig kvalitetsudvikling.
Formål med midtvejsbesøget
Midtvejsbesøget har til formål: