Håndbog i DDKM for apoteker
Denne håndbog, beskriver samtlige faser i akkrediteringsprocessen på apoteket.
Hold dig jævnligt ajour med håndbogen, da det er her, IKAS løbende opdaterer og skriver om de ting, du bør vide om processen.
Bemærk, at der til nogle af afsnittene i Håndbogen henvises til materialer, som ligger under "Supplerende materiale".
Akkrediteringsstandarder
Akkrediteringsstandarderne med tilhørende bilag er tilgængelige på IKAS’ hjemmeside, og kan desuden købes i bogform.
Indledning til akkrediteringsstandarderne indeholder vigtig information i forhold til forståelse af standarderne. Link til indledende afsnit
Ændringer i akkrediteringsstandarderne kan ske løbende på baggrund af ændringer i eksisterende lovgivning.
Ikke relevante standarder
Den ansvarlige for akkreditering på apoteket bør allerede ved første gennemgang af standarderne vurdere, om der er standarder og eller indikatorer, der anses for ikke relevante på apoteket. IKAS har udarbejdet en oversigt over ’typiske situationer, hvor en standard anses for ikke relevant’, som apoteket kan tage udgangspunkt i. Find oversigten under ”Supplerende materiale”.
I andre situationer, hvor apoteket overvejer relevansen, anbefales det at søge rådgivning hos rådgiver i IKAS.
Rammestandarder
Apotekets ledelse og medlemmer af apotekets kvalitetsstyregruppe bør sætte sig grundigt ind i indholdet af de særlige rammestandarder for at kunne forstå og implementere DDKM.
Der er tre rammestandarder, og de hører til i gruppen af organisatoriske standarder.
Rammestandarderne beskriver rammerne for de øvrige akkrediteringsstandarder, og de ses som bærende for apotekets fremadrettede kvalitetsudvikling.
I rammestandarderne beskrives blandt andet en række grundlæggende krav til dokumenter, kvalitetsstyring og kvalitetsforbedringer, som ikke gentages i de øvrige akkrediteringsstandarder.
- Standard 1.1.1 Virksomhedsgrundlag, der beskriver mission, vision og værdier for apoteket
- Standard 1.2.1 Kvalitetsstyring, der beskriver rammerne for kvalitetsstyring på apoteket
- Standard 1.3.1 Dokumentstyring, der bl.a. beskriver kravene til de dokumenter, der skal udarbejdes som led i implementeringen af Den Danske Kvalitetsmodel.
De patientsikkerhedskritiske standarder
Der er tre patientsikkerhedskritiske standarder, som hører til gruppen af standarder om lægemidler og lægemiddelrådgivning. De patientsikkerhedskritiske standarder beskriver rammerne for sikkerhedsmæssige og lovgivningsmæssige krav til håndtering af arbejdsgange i forbindelse med lægemidler.
- Standard 2.1.1. Recepthåndtering
- Standard 2.1.4 Håndtering af dosispakket medicin
- Standard 2.1.6 Rådgivning om lægemidler og om egenomsorg til enkeltpersoner.
Kvalitetsstyregruppen
Apoteket anbefales at nedsætte en kvalitetsstyregruppe som minimum skal består af en repræsentant fra ledelsen og den kvalitetsansvarlige. Er apotekeren ikke repræsenteret i kvalitetsstyregruppen skal apoteket sikre en måde, hvorpå beslutninger truffet vidererapporteres til apotekeren.
Kvalitetsstyregruppen har en korordinerende rolle i forhold til apotekets arbejde med kvalitetsudvikling, hvor det er en fælles opgave på apoteket at bidrage med input til kvalitetsovervågning og kvalitetsforbedring.
Kvalitetsstyregruppen er overordnet ansvarlig for kvalitetsstyringen på apoteket og prioriterer og iværksætter kvalitetsforbedrende tiltag.
Dokumenter
Alle dokumenter skal følge krav til gældende standardsæt.
De dokumenter, som der i standarderne stilles krav om, kan med fordel udarbejdes af de medarbejdere, der er ansvarlige for det pågældende område, eller af kvalitetsstyregruppen i samarbejde med de områdeansvarlige. Derved sikres det, at dokumenterne beskriver arbejdet, som det udføres på apoteket.
Hvis det er apotekets første akkreditering må apoteket nok påregne, at der skal afsættes lidt ekstra tid til at udarbejde dokumenter. Hvis apoteket tidligere har været akkrediteret og derfor allerede har dokumenter, anbefales det, at områdeansvarlige i samarbejde med kvalitetsstyregruppen får lagt en plan for opdatering af disse dokumenter, samt en plan for udarbejdelse af eventuelle nye.
Kvalitetsstyregruppen er overordnet ansvarlig for, at dokumenter opdateres med det minimumsinterval apoteket har beskrevet i retningslinje 1.3.1 ”Dokumentstyring”, samt opdateres når ny faglig viden, lovændringer eller ledelsesbeslutninger kræver en opdatering.
Lovpligtige instruktioner
I fire akkrediteringsstandarder efterspørges på trin 1 lovgivningsmæssige instruktioner for bestemte arbejdsgange og/eller kompetenceforhold.
Dette drejer sig om:
- Standard 1.2.6 Behandling af produktreklamationer:
Instruktion for behandling af produktreklamationer - Standard 2.1.1 Recepthåndtering:
Instruktion for recepthåndtering - Standard 2.1.4 Håndtering af dosispakket medicin:
Instruktion for håndtering af dosispakket medicin - Standard 2.1.8 Varehåndtering
Instruktion for varehåndtering og Instruktion for temperaturmåling
Information
Det anbefales tidligt i processen at beslutte, hvordan den interne information omkring hele implementeringen af DDKM generelt skal foregå på apoteket.
Da kvalitetsudviklingen gerne skal nå bredt ud i organisationen, er det vigtigt at involvere de relevante medarbejdere og ledere samt at placere ansvaret for implementeringen tydeligt. Fordi der er metodefrihed kan der være flere metoder, til at sikre implementering af DDKM.
Kurser/undervisning
Det anbefales at deltage i de introkurser, IKAS løbende udbyder for apotekerne.
Målgruppen for kurserne er overvejende for dem, som er nye kvalitetsansvarlige eller nye medlemmer af kvalitetsstyregruppen.
Det undervisningsmateriale, IKAS anvender på kurserne, kan downloades fra www.ikas.dk og anvendes som inspiration til lokal undervisning.
Rådgivning fra IKAS
Rådgivere fra IKAS vil være behjælpelige ved spørgsmål.
Rådgivning kan gives telefonisk eller via mail afhængig af behovet. Der kan også i nogle tilfælde planlægges et fysisk møde på apoteket, hvis der er behov for dette.
Vigtigt er, at rådgivningen tilpasses og målrettes det enkelte apoteks behov og ønsker.
Der er tilknyttet en fast rådgiver til et apotek. Rådgivningen kan eksempelvis indeholde følgende punkter:
- Spørgsmål til forståelse af akkrediteringsstandarderne
- Planlægning af processen frem til eksternt survey
Vurdering
Vurdering af apotekets opfyldelse af kravene i DDKM foretages på indikatorniveau.
Surveyornes vurdering af indikatorerne sker på en firepunktsskala:
- HELT OPFYLDT (HO): Alt er til stede
- I BETYDELIG GRAD OPFYLDT (BO): Noget er til stede, og manglerne er ikke en betydelig del af indikatorkravet
- I NOGEN GRAD OPFYLDT (NO): Noget er til stede, og manglerne er en betydelig del af indikatorkravet
- IKKE OPFYLDT (IO): Intet er til stede, eller der foreligger kun planer
Mulige udfald efter eksternt survey
Hvis alle indikatorer er vurderet helt eller i betydelig grad opfyldt, vil Akkrediteringsnævnet tildele apoteket status som akkrediteret. Apoteket har fået sin endelige status og får tilsendt akkrediteringscertifikat, som er gældende tre år og otte uger frem.
De tre patientsikkerhedskritiske standarder er markeret med # efter standardtitlen.
- Standard 2.1.1 Recepthåndtering #
- Standard 2.1.4 Håndtering af dosispakket medicin #
- Standard 2.1.6 Rådgivning om lægemidler og om egenomsorg til enkeltpersoner #
Opfølgningen foregår efter 1, 3 eller 6 måneder, og kan bestå af fremsendelse af materiale eller et telefonmøde/videomøde/besøg.
Der er opfølgning på de indikatorer, som er blevet vurderet i nogen grad opfyldt eller ikke opfyldt under det ordinære survey.
I opfølgningsperioden får apoteket status som enten midlertidigt akkrediteret eller akkreditering pågår. Midlertidigt akkrediteret betyder, at apoteket har opnået det niveau, der kræves for at blive akkrediteret med bemærkninger, men at det får en mulighed for at opnå en bedre status. Akkreditering pågår, betyder, at apoteket ikke kan akkrediteres på det foreliggende grundlag, men at det får en mulighed for en ny vurdering.
Hvis indikatorerne ved opfølgningen vurderes helt opfyldt eller i betydelig grad opfyldt tildeler Akkrediteringsnævnet status som akkrediteret.
Hvis der er indikatorer efter opfølgning, der bliver vurderet i nogen grad opfyldt eller ikke opfyldt afgør Akkrediteringsnævnet ud fra en konkret vurdering af manglerne, om apoteket får endelig status som akkrediteret med bemærkninger eller ikke akkrediteret. Nævnet tager her hensyn til, om manglerne har betydning for apotekets evne til at sikre brugernes sikkerhed og lovfæstede rettigheder. Ved sikkerhed forstås her både sikkerhed mod skadevoldende hændelser og sikkerhed mod skader som følge af mangelfuld indsats fra apotekets side.
Læs om Akkrediteringsnævnet her
Særligt om trin 3 og 4
Formålet med trin 3 og 4 i akkrediteringsstandarderne er, at apoteket skal etablere en kvalitetskultur, hvor man systematisk og regelmæssigt evaluerer kvaliteten af apotekets processer og opgaver. Når evalueringerne viser, at der er kvalitetsbrist, skal der sættes tiltag i værk.
Apoteket skal skriftligt dokumentere, når der evalueres, og når der i forbindelse med en evaluering sættes forbedringstiltag i værk. Det giver nemlig apotekets ledelse et samlet overblik over kvaliteten, og det sikrer, at man får fulgt op på de ting, man har sat i gang. Det sikrer også, at man husker at have fokus på relevante problemer og udviklingsområder, selv om hovedparten af ens opmærksomhed er på den daglige drift.
Gennemfører man løbende evalueringer af kvaliteten, vil der desuden naturligt ske en daglig, løbende kvalitetsforbedring. Personale og leder vil blive opmærksom på større og mindre problemer; i mange tilfælde kan der umiddelbart iværksættes forbedringstiltag. Der er ikke krav til, at mindre kvalitetsforbedringer som en del af den daglige drift dokumenteres. Om disse skal dokumenteres, afhænger af apotekets behov. Nogle apoteker vil finde det nyttigt at have disse tiltag på skrift.
Prioritering af indsatsen
Hvis en evaluering af et område viser, at kvaliteten var på det ønskede niveau, behøver evalueringen ikke resultere i forbedringstiltag. Evalueringerne skal dog fortsætte med de intervaller, der fremgår af den enkelte indikator.
Apoteket bør bruge sine evalueringer til at have et overblik over den samlede kvalitet. Hvis det viser sig, at der er omfattende kvalitetsbrist eller manglende målopfyldelse på enkelte områder, kan apoteket prioritere arbejdet med disse først. Hvis der er påvist manglende målopfyldelse på et område, skal der mindst én gang mellem to surveys have været foretaget forbedringstiltag inden for dette område.
Hvis apoteket i første omgang har nedprioriteret et forbedringstiltag, og det ved senere evalueringer viser sig, at problemet er løst, behøver apoteket ikke kunne dokumentere, hvordan dette er opnået.
Hvordan lever man op til kravene
Som apotek opfylder man kravene på trin 3 og 4, hvis man lever op til nedenstående. Denne vejledning viser, hvordan man kan gøre i praksis, men udelukker ikke, at der kan være andre fremgangsmåder, der også opfylder kravene.
Apoteket skal som minimum gennemføre evalueringer med de intervaller, der fremgår af den enkelte indikator. Man må gerne samle evalueringer fra flere indikatorer i én samlet evaluering, hvis det giver mening.
Der skal for hver evaluering være dokumentation for følgende:
- hvad der er evalueret, herunder også, hvad der konkret er fundet at være i orden
- grundlaget for evalueringer skal fremgå, men der er ikke krav om en egentlig metodebeskrivelse
- eventuelle kvantitative og/eller kvalitative data, der er indsamlet
- konklusionen, herunder tydelig angivelse af, hvilke mangler/brist/forbedringspotentialer, der skal følges op på. Hvis der som følge af evalueringen vurderes at være omfattende kvalitetsbrist eller behov for større kvalitetsforbedrende tiltag udarbejdes handleplaner (jf. standard 1.2.1, indikator 11).
- konkrete mål for indsatsen – hvad der skal opnås
- hvilke tiltag, der skal gennemføres
- tidsramme for gennemførelsen (frist for fuldførelse)
- hvem, der er ansvarlig for gennemførelsen
- ressourcer – det behøver kun dokumenteres, hvis der afsættes særskilte ressourcer, altså hvis de besluttede tiltag ikke kan gennemføres inden for rammerne af den almindelige daglige drift
- eventuelle risici – det behøver kun dokumenteres, hvis det vurderes, at der er konkrete risici, der skal håndteres
- overvågning, opfølgning og ansvarlig for opfølgning – behøver ikke dokumenteres, hvis det er en fast procedure, at der følges op ved næste evaluering
- handlinger, hvis iværksatte tiltag ikke har den ønskede effekt – behøver ikke fastsættes på forhånd, men dokumenteres, hvis opfølgningen, fx ved næste evaluering viser, at målet ikke er nået.
Dette kan ligeledes dokumenteres i et referat eller lignende.
Dette afsnit handler om den forberedelse, som dels foregår på apoteket og dels i samarbejde med IKAS. Forberedelsen påbegyndes ca. tre måneder før eksternt survey og frem til surveydagen.
Baggrundsinformation
”Baggrundsinformation om apoteket” er et oplysningsskema om apoteket, som apoteket skal udfylde og sende til IKAS. Skabelon til ”Baggrundsinformation om Apoteket” ligger under ”Supplerende materiale ”. Hvis der sker ændringer efter at apoteket har indsendt skemaet meddeles dette til IKAS senest 4 uger før ekstern survey. Ændringer kan fx være:
1. Ændringer i apotekets navn eller ejerskab
2. Betydelige ændringer i volumen af tilbudte ydelser
3. Tilføjelser af nye ydelsestyper
4. Betydelige ændringer i apotekets bygninger/fysiske anlæg
Planlægningsmøde
3–6 måneder før ekstern survey afholdes et planlægningsmøde som en del af forberedelsen til det eksterne survey. Formålet med mødet er at gennemgå det praktiske i forbindelse med surveyet herunder surveyplanen samt forløbet efter det eksterne survey. Mødet tilbydes afholdt som et telefonmøde. Anden mødeform kan dog aftales. Planlægningen af mødet foregår i samarbejde med rådgiver fra IKAS og afholdes ud fra apoteks behov.
Apoteket skal forud for mødet have læst ” Tjekliste til forberedelse af det eksterne survey”. Tjeklisten ligger under ”Supplerende materiale”.
Surveyplanens elementer
Ankomst og anvisning af et lokale
Apoteket anviser lokale, pc og intranetadgang og præsenterer kort overfor surveyorne, hvor de kan finde dokumenter samt øvrige kvalitetsdata. Apoteket kan eventuelt give surveyorne en kort rundvisning på apoteket.
Introduktion til dagen
Surveyteamet gennemgår dagens forløb, og apoteket kan informere om særlige forhold med betydning for dagen som fx sygdom. Endvidere afklares det, om andre personer end apotekets ledelse og apotekets kvalitetsstyregruppe deltager i den mundtlige feedback som afslutning på dagen.
Interview med ledelse og kvalitetsansvarlige
Surveyorne interviewer ledelse og kvalitetsansvarlige om relevante baggrundsinformationer om apoteket, apotekets overordnede kvalitetsstyring samt hvilke organisatoriske ændringer eller andre udfordringer apoteket har stået overfor siden sidste survey.
Interview, observationer og ad hoc gennemgang af kvalitetsdata og andre relevante dokumenter
Surveyorne går rundt og taler med personalet og observerer arbejdsgange på apoteket samt orienterer sig efter behov i apotekets dokumenter. Surveyorne vil også indsamle dokumentation for apotekets kvalitetsovervågning og kvalitetsudvikling.
Under survey interviewes primært med fokus på at afdække kvaliteten af forløb og overgange, vi kalder det forløbsinterview. På et apotek kan overgange være arbejdsprocesser internt på apoteket, mellem apoteket og kunden i forbindelse med kundeekspeditioner, forsendelser og lignende samt eksternt i forhold til fx læger og kommuner.
Et interview kan handle om et kundeforløb, hvor udgangspunktet kan være en recepthåndtering eller det kan handle om en organisatorisk proces, hvor en bestemt proces undersøges fx lægemidlets vej på apoteket.
I forbindelse med interview kan surveyorne ønske at få demonstreret en arbejdsgang samt få fremvist dokumenter og andet dokumentation som understøtter denne arbejdsgang.
Frokost
Surveyor spiser frokost samtidig med de arbejder i det lokale apoteket har stillet til rådighed
Kvalitets - og ledelsesinterview:
Ledelsesinterviewet tager udgangspunkt i observationer fra dagen med inddragelse af temaerne ledelse, kvalitets- og risikostyring og de patientsikkerhedskritiske standarder. Det er her apoteket præsenterer dets arbejde med kvalitet, herunder dets arbejde med kvalitetsovervågninger og kvalitetsforbedringer på trin 3 og 4.
Debriefing surveyteamet
Surveyteamets egen evaluering af dagen og teamets samarbejde.
Feedback til apoteket
Surveyteamet giver en mundtlig tilbagemelding til apoteket om de positive og negative fund, de har registreret under surveyet. Apoteket beslutter, hvem fra apoteket der deltager til feedbacken.
Afholdelse af ekstern survey på en eller flere enheder
Surveyorne besøger ikke alle fagbetjente enheder i forbindelse med et survey. Surveyorne besøger som udgangspunkt kun hovedapoteket og udvalgte enheder. Det vil dog altid være op til surveyorne at vurdere om eventuelle flere enheder skal besøges.
På apoteker varer surveys som hovedregel en dag. Dog kan flere større enheder eller tillægsbevillinger betyde, at det eksterne survey varer 1½-2 dage.
Eksempler på surveyplaner for apoteker med en eller flere enheder ligger under ”Supplerende materiale ”.
Dokumenter, som skal være til rådighed for surveyors inden survey
Fire uger før ekstern survey skal apoteket uploade de dokumenter, som tilhører rammestandarder og de patientsikkerhedskritiske standarder. Dokumenterne uploades til IKAS’ kundeportal. Apoteket får i forbindelse med planlægningsmødet tilsendt link, brugernavn og adgangskode til kundeportalen.
Følgende dokumenter skal uploades:
De tre rammestandarder:
- 1.1.1 Virksomhedsgrundlag
- 1.2.1 Kvalitetspolitik og – organisation
- 1.3.1 Dokumentstyring
- Standard 2.1.1 Recepthåndtering
- Standard 2.1.4 Håndtering af dosispakket medicin
- Standard 2.1.6 Rådgivning om lægemidler og om egenomsorg til enkeltpersoner
Observatør
En observatør er en repræsentant fra IKAS, der er til stede på udvalgte surveys. IKAS observatøren deltager som hovedregel under hele surveyet, men der kan ud fra en ressourcemæssig betragtning fravælges dele af surveyet.
Formålet med deltagelsen er at sikre systematisk videns opsamling fra den praktiske afvikling af surveys med henblik på kvalitetssikring og udvikling af konceptet.
Surveyorne kan konsultere IKAS observatøren, men IKAS observatøren indgår ikke i surveyteamets udførende opgaver. IKAS observatøren er faglig ressourceperson i form af rådgivning og sparring til teamet.
Det enkelte apotek får besked fra IKAS, hvis der deltager en IKAS observatør under deres survey.
Surveyornes tavshedspligt
Survey gennemføres med respekt for gældende regler om beskyttelse af personfølsomme oplysninger. Ingen af disse oplysninger registreres eller videreformidles på anden måde af surveyorne. Opslag på apotekets intranet, personalesager og lignende sker udelukkende for at belyse apotekets arbejdsgange og begrænses til det, der er nødvendigt til dette formål, og sker kun ved, at apotekets personale demonstrerer relevante dele af dokumenterne for surveyoren.
Surveyorne giver kun faktuelle oplysninger om observationer på apoteket gennem surveyrapporten. I øvrigt omtaler de ikke uden for apoteket, hvad der er set. Dog må surveyorne gerne formidle erfaringer fra survey ved at omtale fund og afdækkede indsatsområder, forskellig praksis og gode løsninger i generelle vendinger, som ikke kan henføres til et bestemt apotek eller en bestemt person.
Hvis surveyorne opdager en god løsning på et generelt problem, kan de spørge apotekets ledelse, om teamet må henvise til apoteket til læring for andre apoteker.
Nævnsbehandling
Senest syv arbejdsdage efter besøget modtager apoteket via e-mail en rapport indeholdende surveyteamets vurderinger og begrundelser for vurderinger af indikatorerne i akkrediteringsstandarderne. Apoteket har mulighed for at komme med indsigelser vedrørende faktuelle fejl/misforståelser i rapporten. Dette skal ske inden for fem arbejdsdage fra modtagelsen af rapporten.
Rapporten er herefter genstand for første behandling i Akkrediteringsnævnet, og akkrediteringsstatus meldes tilbage til apoteket via e-mail ca. seks uger efter surveyet.
Såfremt surveyteamet kun har fundet få ubetydelige (eller ingen) mangler i opfyldelsen af kravene i standarderne under surveyet, bliver apoteket direkte akkrediteret og får sin endelige status og får tilsendt akkrediteringscertifikat.
Har surveyteamet fundet flere mangler i opfyldelsen af kravene, får apoteket tilbud om opfølgning og vil blive kontaktet af IKAS herom. Afhængig af typen og/eller omfanget af manglerne foregår opfølgningen efter 1, 3 eller 6 måneder, og kan bestå af fremsendelse af materiale, telefon/videointerview eller et nyt besøg på apoteket. Ved opfølgningen vurderes der udelukkende på de indikatorer, der blev vurderet i nogen grad opfyldt eller ikke opfyldt under det ordinære survey.
I opfølgningsperioden får apoteket status som enten midlertidigt akkrediteret eller akkreditering pågår. Midlertidig akkreditering betyder, at apoteket har opnået det niveau, der kræves for at blive akkrediteret med bemærkninger, men at den får en mulighed for at opnå en bedre status. Akkreditering pågår, betyder at apoteket ikke kan akkrediteres på det foreliggende grundlag, men at den får en mulighed for en ny vurdering.
De apoteker, der ønsker opfølgning, vil efter opfølgningen få en ny surveyrapport. Denne surveyrapport vil blive genstand for en anden og sidste behandling i Akkrediteringsnævnet, og herefter vil apoteket få sin endelige akkrediteringsstatus. Når der er opnået akkreditering, dvs. status som ”akkrediteret” eller ”akkrediteret med bemærkninger”, modtager organisationen et certifikat med akkrediteringsstatus, og surveyrapport og akkrediteringsstatus offentliggøres på www.ikas.dk.
Undtagelsesvist kan Akkrediteringsnævnet umiddelbart (efter første behandling i Akkrediteringsnævnet) tildele apoteket status som ”Ikke akkrediteret”, hvis det vurderes, at apoteket ikke kan opfylde standarderne i tilstrækkelig grad inden for tidsfristen for opfølgning.
Kriterierne for tildeling af akkrediteringsstatus fremgår af "Vurderingsprincipper i DDKM af 2016 for apoteker - Vejledning til surveyors og Akkrediteringsnævn", som findes på www.ikas.dk under ”Deltagere i DDKM/Vurderingsprincipper”.
Læs om Akkrediteringsnævnet under ”Om IKAS”.
Opfølgning sker altid på den enkleste måde, der opfylder formålet med opfølgningen.
Opfølgning i form af fremsendelse af materiale betyder, at apoteket fremsender dokumentation for at manglerne ved det ordinære survey er blevet udbedret. IKAS kan vejlede om, hvilken form for dokumentation, der efterspørges.
Opfølgning kan også have form af et telefonmøde eller videomøde i de tilfælde, hvor manglerne er af en sådan karakter af de kan afdækkes via telefon eller video. Besluttes det, at opfølgningen gennemføres enten via telefon- eller videomøde, informeres apoteket forbindelse med planlægningen af opfølgningssurveyet.
Opfølgning i form af et besøg vil som udgangspunkt kunne gennemføres i løbet af én dag. Et sådant besøg gennemføres efter samme principper som et eksternt survey: Dokumentgennemgang, og interview, alt efter hvori manglerne består.
Sker det undtagelsesvist, at surveyteamet under besøget bliver opmærksomme på forhold, som vedrører andre indikatorer end dem, der er til opfølgning, skal surveyteamet kun lade disse indgå i deres vurdering, hvis forhold er af en sådan karakter, at de jf. principperne om tildeling af akkrediteringsstatus kan være grundlag for en tildeling af status som ”Ikke akkrediteret”. Der skal altså være tale om særdeles graverende mangler, som det ikke er forsvarligt at se bort fra.
Efter opfølgningen modtager apoteket igen en rapport. Der er mulighed for at gøre indsigelse mod faktuelle fejl efter opfølgningssurveys på samme måde som efter det ordinære eksterne survey.
Når opfølgningsaktiviteterne er gennemført, behandles sagen igen af Akkrediteringsnævnet (2. behandling), og apoteket tildeles endelig status.
Gyldighedsperioden for en akkreditering regnes fra sidste dag af det ordinære (første) eksterne survey og er 3 år og 8 uger.
Offentliggørelse af akkrediteringsstatus sker på IKAS hjemmeside under afgørelser for apoteker.
Hver gang Akkrediteringsnævnet har truffet en afgørelse, offentliggøres denne og den rapport, der ligger til grund for afgørelsen.
Efter 1.behandling offentliggøres rapporten og den tildelte akkrediteringsstatus.
Efter 2.behandling offentliggøres en opdateret rapport. Rapporten indeholder en vurdering af alle indikatorer; vurderingen af de indikatorer, som der har været opfølgning på, er opdateret med resultatet af opfølgningen. Der er udarbejdet en ny sammenfattende vurdering af apoteket. Endvidere offentliggøres den tildelte akkrediteringsstatus.
Midtvejsbesøget ligger 1½ år efter ekstern survey +/- 6 måneder.
IKAS kontakter i god tid inden mødet apoteket, for at få aftalt en dato for gennemførelse af midtvejsbesøget.
Midtvejsbesøget er obligatorisk og skal medvirke til, at det enkelte apotek bevarer fokus på kontinuerlig kvalitetsudvikling i forhold til DDKM.
Formål med midtvejsbesøget
Midtvejsbesøget har til formål:
- at medvirke til at apoteket bevarer fokus på løbende kvalitetsudvikling
- at give apoteket mulighed for at få rådgivning om konkrete problemstillinger i relation til arbejdet med DDKM
- at rådgive apoteket med henblik på optimering af arbejdet med DDKM
Mødeform og mødedeltagere
IKAS kontakter apoteker ca. midtvejs mellem 2 surveys og holder et midtvejsbesøg på apoteket med apotekeren og den kvalitetsansvarlige.
Mødets varighed er ca. 2 timer.
Mødeformen er dialogbaseret og tager i høj grad udgangspunkt i, hvilke emner apoteket ønsker at få drøftet i relation til DDKM.
Dagsorden for midtvejsbesøg
1. Introduktion til mødet v. rådgiveren.
2. Drøftelse af anvendelsen af DDKM:
- som redskab til løbende kvalitetsudvikling
- som ledelsesredskab
- i relation til optimering/forenkling af arbejdsgange og/eller processer
DDKM på apoteket
4. Konklusion, sparring og opsamling på mødet
5. Evt.
Opfølgning på mødet
Afhængig af det enkelte apoteks behov aftales det videre forløb i relation til rådgivning.
Velbegrundet tvivl
Sker det, at rådgiveren under midtvejsbesøget bliver opmærksom på forhold af en sådan karakter, at der kan rejses velbegrundet tvivl om, hvorvidt apoteket stadig lever op til kravene for at kunne opnå akkreditering, skal de informere ledelsen på apoteket om dette.
Der skal være tale om forhold, som ville føre til tildeling af ”akkreditering pågår” under en ordinær ekstern survey.
Desuden skal rådgiveren informere ledelsen i IKAS, som herefter vil taqe stilling til, om sagen skal forelægges for IKAS’ bestyrelse med henblik på evt. fornyet ekstern survey.
Supplerende materiale
- Brugervejledning til kundeportal
- Evalueringsskema (til orientering)
- Indsigelser til surveyproces: procedure
- Indsigelser til surveyproces: blanket
- Tjekliste til forberedelse af det eksterne survey - version 2
- Tjekliste til forberedelse af det eksterne survey - version 3
- Baggrundsinformation om apoteket
- Oversigt over datoer for sagsbehandling efter surveybesøg